Таблицы базы знаний

Когда нужна таблица

Таблица подходит для структурированных данных:

• прайс-листы;
• остатки;
• каталоги;
• расписания;
• списки филиалов;
• правила с колонками и значениями.

Если данные лучше читаются строками и колонками, используйте таблицу, а не длинный текстовый файл.

Создание таблицы

1. Нажмите шестерёнку «Настройки» справа от названия проекта, затем в группе «Данные проекта» откройте «База знаний».
2. Нажмите «Добавить».
3. Выберите вкладку «Таблица».
4. Укажите название.
5. Нажмите «Создать таблицу».
6. В диалоге «Таблица создана» нажмите «Перейти к редактированию».

Редактор таблицы открывается отдельно. Если диалог закрыт, таблицу можно открыть из карточки ресурса в списке базы знаний.

Импорт CSV/XLSX как таблицы

CSV и XLSX можно использовать именно как таблицу, если загрузить их через табличный сценарий. CSV станет одним листом "Лист 1", XLSX сохранит непустые листы из книги. Пустой файл или книга без строк не создаст таблицу.

Обычная вкладка "Загрузить" тоже принимает CSV/XLSX, но там они превращаются в документ для поиска. Для редактирования строк и колонок выбирайте создание или импорт таблицы.

Заполнение таблицы из интеграции

Внешняя интеграция может заполнить даже пустую таблицу без предварительной загрузки CSV или XLSX. Используйте проектный API-ключ или OAuth-токен с правом can_manage_knowledge_base; точные тела запросов и модели ответов доступны в справочнике API, а подключение клиента описано в статье «API SDK».

Для разных задач предусмотрены отдельные операции:

• POST /api/knowledge-base/tables/:id/rows добавляет прямоугольный блок после последней используемой строки;
• PATCH /api/knowledge-base/tables/:id/cells меняет отдельные ячейки;
• PUT /api/knowledge-base/tables/:id/range записывает прямоугольный блок, начиная с указанной ячейки.

Каждая ячейка передаётся с явным типом: текст, число, логическое значение, формула или пустое значение. При добавлении строк и записи диапазона строки и колонки нумеруются с нуля внутри объявленного прямоугольного блока; неуказанные ячейки такого блока записываются пустыми. Операция изменения отдельных ячеек затрагивает только перечисленные позиции. Запись диапазона работает с физическим адресом таблицы; она не ищет строку по артикулу, email или другому бизнес-ключу и не заменяет upsert.

Успешный ответ означает, что изменение принято таблицей. Снимок workbook_snapshot, который используется для чтения и поиска, обновляется асинхронно и сразу после записи может ещё содержать предыдущие данные. Если интеграции нужно прочитать именно новый результат, ограниченное время повторно запрашивайте таблицу, пока не увеличится version или sheet_revision; не запускайте бесконечный опрос.

Редактор таблицы

Откройте редактор

Редактор таблицы открывается как отдельный экран. Рабочая область состоит из редактора и книги с листами. В нем можно менять значения, формулы, листы, ширину колонок, высоту строк, оформление, объединение ячеек, границы, импорт, экспорт, печать, историю и совместную работу.

Если текущего количества строк недостаточно, нажмите «Показать ещё 1 000 строк» под рабочей областью. Кнопка доступна пользователям с правом редактирования.

Используйте верхнюю панель

В верхней панели видны название и статус синхронизации. Статус помогает понять, успели ли изменения сохраниться на сервере.

Кнопка назад возвращает в кабинет. Меню дополнительных действий собирает команды, которые не помещаются по ширине. Через верхнюю панель можно переименовать таблицу, импортировать XLSX, экспортировать XLSX, распечатать PDF, открыть историю или участников.

Переименуйте таблицу

1. Нажмите «Переименовать таблицу». На узком экране команда может находиться в меню дополнительных действий.

2. Дождитесь появления окна.
3. Заполните новое название.
4. Нажмите «Сохранить».
5. Нажмите «Отмена», если передумали менять название.
6. Крестик также закрывает окно и оставляет прежнее название.

Посмотрите участников

1. Нажмите кнопку участников.

2. В открывшейся панели найдите нужного участника.
3. Каждая строка показывает пользователя, его роль, состояние и последнюю активность. Текущий пользователь отмечен словом «Вы».
4. Нажмите крестик, чтобы закрыть панель и вернуться к таблице.

Откройте историю

1. Нажмите «История».

2. Дождитесь открытия панели версий.
3. Нажмите нужную версию, чтобы открыть её для просмотра.
4. Нажмите аватар автора, если нужно увидеть сведения о нём.
5. В карточке автора можно скопировать его ID.
6. Нажмите крестик, чтобы закрыть историю.

Вернитесь к предыдущей версии

Откройте «Историю», как показано выше. Затем выберите версию для просмотра. Первая строка — самая новая из сохранённых версий; более ранние находятся ниже. Таблица откроет выбранную версию и не изменит текущие данные.

Завершите просмотр

1. Нажмите «Вернуться к текущей», чтобы выйти из просмотра без изменений.
2. Если эту версию нужно сделать рабочей, нажмите «Применить эту версию». Перед применением ещё раз проверьте содержимое: текущая таблица изменится для всех участников.

Если открыта история или предпросмотр старой версии, сначала вернитесь к текущей таблице перед изменениями. Предпросмотр нужен для проверки прошлой версии, а не для правки рабочих данных.

Закрепление строк и столбцов

Через обычные команды редактора можно закрепить верхние строки или левые столбцы, чтобы заголовки оставались на экране при прокрутке. Закрепление сохраняется вместе с книгой, передаётся другим участникам совместной работы и учитывается при экспорте.

Если закрепление больше не нужно, выберите соответствующую команду снятия закрепления. Изменение относится к текущему листу, поэтому проверьте активную вкладку листа перед действием.

Защита диапазона

Защита позволяет оставить формулы или служебные данные видимыми, но закрыть их от случайного изменения, либо скрыть выбранный диапазон от участников без доступа. Управлять правилами может владелец таблицы.

1. В редакторе выделите нужные ячейки и откройте их контекстное меню правой кнопкой мыши.

2. В подменю «Защитить диапазон» выберите «Включить защиту диапазона». Откроется окно «Защита ячеек».

3. В разделе режима выберите «Защитить от редактирования» или «Защитить от просмотра и редактирования».
4. В доступе по ролям включите нужные варианты: всех редакторов таблицы и/или активных агентов с правом «Редактировать таблицы».
5. Если доступ нужен конкретному участнику, раскройте раздел «Отдельные люди и агенты».

6. Найдите человека или агента через поиск и выберите его в результатах.
7. Добавьте описание, чтобы правило было понятно команде.
8. Нажмите «Защитить выбранный диапазон».
9. Убедитесь, что правило появилось среди действующих правил в нижней части окна. Там его можно открыть для изменения или снять защиту.

Владелец всегда видит и может редактировать защищённый диапазон. Разрешение в правиле не выдаёт базовый доступ к таблице: человек всё равно должен быть участником с подходящей ролью, а таблица должна быть подключена к агенту с нужными правами.

ИИ в редакторе таблицы

В редакторе есть кнопка "Спросить ИИ". Она открывает ассистента с контекстом текущей таблицы, открытого листа и выделения. Если загрузка помощника не удалась, используйте повторную попытку.

Чтобы ассистент понял место изменения:

• выберите одну ячейку, если нужно "вставить сюда" или начать таблицу с конкретной точки;
• выделите диапазон, если нужно изменить только текущий блок;
• если нужно добавить строки в конец, напишите это явно;
• если нужна рамка, сетка, цвет, ширина колонок, высота строк или объединение ячеек, выделите нужный диапазон.

Ассистент может помочь заполнить расписание, прайс, календарь, список задач, изменить значения, очистить или перенести диапазон, добавить или удалить строки, вставить или удалить колонки, скрыть строки/колонки, объединить или разъединить ячейки, применить оформление и границы.

Из ассистента также можно открыть историю таблицы, список участников, экспорт XLSX или печать PDF, если действие доступно текущему пользователю.

После успешного изменения открытая таблица получает обновления через совместный режим. Обычно вручную обновлять страницу не нужно.

Связь с агентом

Чтобы таблица использовалась в ответах агента, выберите её в настройках агента в блоке «База знаний». Минимальное право для чтения — «Читать таблицы».

Для изменения таблиц нужны отдельные права:

• «Редактировать таблицы»;
• «Добавлять строки в таблицы»;
• «Импортировать CSV и XLSX»;
• «Удалять строки»;
• «Создавать листы»;
• «Удалять листы»;
• «Создавать таблицы»;
• «Удалять таблицы».

Не давайте агенту права на изменение таблиц, если ему достаточно только отвечать по данным.

Что можно менять с правами на таблицу

«Читать таблицы» позволяет читать структуру таблицы, выбранные диапазоны и строки по заголовкам.

«Редактировать таблицы» нужно для записи значений и формул в ячейки, заполнения прямоугольного блока от выбранной ячейки, вставки и удаления колонок, перемещения строк, колонок и диапазонов, изменения размеров, скрытия строк и колонок, очистки, копирования, объединения, разъединения, оформления и границ.

«Добавлять строки в таблицы» нужно для добавления строк в конец и вставки пустых строк в указанное место. «Удалять строки» нужно для удаления строк. Создание и удаление листов, таблиц и импорт CSV/XLSX включаются отдельными правами.

Если изменение не получилось

Проверьте:

• таблица выбрана в источниках базы знаний у агента;
• у агента есть право «Читать таблицы» и нужное право на изменение;
• пользователь находится в текущей версии таблицы, а не в предпросмотре истории;
• выбрана правильная ячейка или диапазон;
• в просьбе понятно, нужно изменить выделение, начать с выбранной ячейки или добавить строки в конец;
• если изменение опасное, пользователь подтвердил, что понимает последствия.

Если ассистент изменил не ту область, отмените действие через историю или ручную правку, выделите нужный диапазон и повторите запрос конкретнее: "измени только выделенный диапазон" или "начни с ячейки B4".

Если редактор потерял связь с актуальной версией, сначала используйте обновление данных. Сброс локальных изменений применяйте только если несохраненный черновик больше не нужен.

Инструменты редактора таблицы

• страница настроек проекта
• кнопка «Настройки» с шестерёнкой рядом с названием проекта